Rechtskonforme E-Mail Archivierung – Die GoBD tritt in Kraft!

Mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 zur »ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unter­lagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)« erläutert die Finanzverwaltung, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse künftig gelten. Dabei wird wiederholt auf die Behandlung von E-Mails Bezug genommen. Ab 01.01.2017 sind diese Vorgaben in Kraft getreten!

 E-Mail-Archivierung-Notebook

Ab ins Archiv!

 

Die automatisierte, elektronische E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden. Besonders der rechtliche Aspekt der Archivierung ist sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen geprägt.

Neben den gesetzlichen Verpflichtungen schaffte eine E-Mail-Archivierung einen echten Mehrwert für Benutzer und auch das Unternehmen. Denn alte Mails können automatisch aus den Postfächern gelöscht werden, sofern sie bereits archiviert wurden. Das spart Speicher und reduziert die Last auf den Mail-Servern.

E-Mail-Archivierung betrifft heute fast jedes Unternehmen. Da man kaum sicherstellen kann, alle relevanten E-Mails rechtssicher zu archivieren, bleibt eigentlich nur die Möglichkeit komplett ALLES zu archivieren. Und es bringt ja sogar tatsächlich Vorteile, die über die reine Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen hinausgehen.

 

Wir raten Ihnen, sich möglichst schnell mit dem Thema zu befassen bevor es zu spät ist.

Unser FACTSHEET führt durch die wichtigsten Fragestellungen.

Die Lösungen stehen bereit!

Gerne beraten wir Sie, wie Sie Ihre E-Mails rechtskonform archivieren können!

Ihre Ansprechpartner bei uns sind:

Martin Kühnel – Tel.: 06021 / 8483 – 30
Thomas Staab – Tel.: 06021 / 8483 – 20

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